Die Schulleitung informiert 2025/4

Organisationsentwicklung bei VPFC

Um den Bereich Finanzen & Controlling zukunftsf?hig weiterzuentwickeln, wurde zu Jahresbeginn ein Projekt zur Organisationsentwicklung (OE) gestartet. Konkret wurden folgende Themen angeschaut: 1) Controlling, 2) Beschaffung, 3) Daten, Management Information und Analytics, 4) Management Accounting, 5) Compliance, Finance Desk, 6) Prozessoptimierung und Automation. Die Schulleitung hat drei Antr?ge diskutiert:

1.      ?berblicks-Antrag

• Das Mandat von Institutional Research als zentrale Ansprechpartnerin f¨¹r Management Informationen auf Ebene ETH Z¨¹rich wurde fixiert. Ziel ist, dass relevante Management Daten/Informationen im Sinne eines One-Stop-Shops ¨¹ber Institutional Research in einer einheitlichen IT-Architektur zur Verf¨¹gung gestellt werden k?nnen. Im Rahmen eines Pilotprojektes wird auch eine ?Institutional Data Community? etabliert und bis Ende Q2/2026 ausgewertet. Die Community soll sich regelm?ssig zu einem informellen Austausch treffen.
• Das Management Accounting wird bisher rein auf Basis gesetzlicher Vorgaben (Hochschulgesetz) gegen¨¹ber der Bundesverwaltung erstellt. Nun soll gepr¨¹ft werden, wie dieser Teil des Rechnungswesens als erg?nzendes finanzielles Steuerungsinstrument f¨¹r die gesamte ETH genutzt werden kann. Hierf¨¹r werden in den n?chsten Monaten vertiefte Analysen, Konzeption und Machbarkeits-Pr¨¹fungen f¨¹r dessen Gestaltung gemacht.
• Compliance ist nicht nur eine regulatorische Pflicht, sondern dient dem Schutz der gesamten Organisation und ihrer Angeh?rigen und soll daher in Strukturen und Prozessen st?rker verankert werden. Ziel ist aber ganz bewusst nicht, mit weiteren Regelwerken und b¨¹rokratischen H¨¹rden die Abl?ufe weiter zu erschweren, im Gegenteil. Mit der Verankerung der finanziellen Compliance-Rolle im Finance Desk als dedizierter Abteilung soll die interaktive Unterst¨¹tzung zwischen finanziellem Management sowie den F¨¹hrungskr?ften optimiert werden.
• Neben der Weiterentwicklung der ETHIS-Plattform sowie dem laufenden Betrieb des SAP-Systems sollen Prozessoptimierung und Automation k¨¹nftig st?rker gewichtet werden. Dazu geh?ren beispielsweise das Erkennen und Umsetzen von Potenzialen in der Prozessvereinfachung, -standardisierung und -automation, oder ein proaktives Vorgehen im Rahmen des Digital Transformation Office (DTO) zur bereichs¨¹bergreifenden Nutzung von digitalen L?sungen und effizienzsteigernden KI-Tools.

2.      Antrag zur Controlling-Organisation

Nach umfangreichen und breit abgest¨¹tzten Workshops und Diskussionen mit den Stakeholdern ausserhalb VPFC zeigte sich eine grosse Offenheit f¨¹r die Einf¨¹hrung gemeinsamer Standards, einheitlicher Prozesse sowie f¨¹r den Einsatz automatisierter Tools. Die Initiierung eines Gesamtprogramms zur Optimierung der Prozess- und Tool-Landschaft mit externer Unterst¨¹tzung wird begr¨¹sst. Ein Gesamtprogramm ?Finanzielle Transparenz und Steuerung (FITS)? wird auch die Folgearbeiten zu ?Management Accounting? sowie ?Standardisierung und Vereinfachung von Wertefl¨¹ssen? beinhalten. Zielsetzungen dieser Aktivit?ten sind eine Steigerung von Effizienz und Qualit?t der Prozesse sowie die Optimierung der Transparenz und Governance im Rahmen von betriebswirtschaftlichen Entscheidungsprozessen.

3.      Antrag zur Beschaffung

Im Rahmen der Organisationsentwicklung von VPFC wurden zusammen mit VPIN verschiedene Varianten zur k¨¹nftigen Organisation des Beschaffungswesens an der ETH ausgearbeitet. Ziel ist eine Struktur, die noch bessere Konditionen erzielt, die N?he zu den beschaffenden Organisationen wahrt und die externen sowie internen Compliance-Anforderungen erf¨¹llt. Zudem soll sie die von der Eidgen?ssischen Finanzkontrolle geforderte St?rkung der Zusammenarbeit innerhalb des ETH-Bereiches in KoBe ETH+ unterst¨¹tzen.

Die Schulleitung hat sich f¨¹r ein hybrides Modell entschieden: Hierbei gew?hrleisten je eine zentrale Procurement-Einheit bei VPFC und bei VPIN Transparenz und fachliche Unabh?ngigkeit. VPFC ist weiterhin zust?ndig f¨¹r die Koordination und Festsetzung von Standards, die Bereitstellung der Tools sowie entsprechender Schulungsangebote. Die Schulleitung hat VPFC beauftragt, bis Ende Q1/2026 einen Business Case f¨¹r die Optimierung der Beschaffungsprozesse auszuarbeiten. Parallel dazu soll VPIN einen Umsetzungsplan f¨¹r den Aufbau ihrer bereichseigenen zentralen Procurement-Einheit ausarbeiten.