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Guidelines für Veranstaltungen

Diese ?Guidelines für Veranstaltungen an der ETH Zürich? sind in erster Linie für interne Organisator:innen als Unterstützung für die eigenst?ndige Durchführung von Anl?ssen gedacht.

Strasse mit weißem Pfeil, der nach vorne zeigt

Grundvoraussetzungen

ETH-Angeh?rige müssen für bewilligungspflichtige Veranstaltungen, Ausstellungen und Kongresse einen Antrag via Servix einreichen. Prüfen Sie deshalb zuallererst, ob Ihre Veranstaltung eine Bewilligung ben?tigt.

Externe Veranstaltungsorganisator:innen wenden sich bitte direkt an die Bewilligungsstelle.

  • Es gibt Veranstaltungen an der ETH die bewilligungspflichtig sind. Dazu geh?ren u.a.:
    • Gr?ssere ?ffentliche Veranstaltungen, Ausstellungen und Kongresse
    • Veranstaltungen, die zus?tzliche Anforderungen an Sicherheit oder Infrastruktur stellen.
    • Veranstaltungen, Ausstellungen und Kongresse von externen Anbietern.
  • Der Bewilligungsantrag muss über Servix eingereicht werden. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Informationen zur Veranstaltung vollst?ndig und korrekt angegeben sind.
  • Die Veranstaltung darf nur w?hrend den Veranstaltungszeiten stattfinden, die auf Ihrer Bewilligung aufgeführt sind. Eine Verl?ngerung bedarf einer separaten Genehmigung.
  • Konzeption: Für das Download Konzept (PDF, 71 KB) die folgenden W-Fragen beantworten: Wer ist Auftraggeber? Wer ist der Absender (Branding)? Welchen Zweck hat der Anlass? Wann und wo soll der Anlass stattfinden (Datum, Zeit und ?rtlichkeiten festlegen)? Wer ist die Zielgruppe (Barrierefreiheit)? Wozu dient die Veranstaltung (messbare Ziele und Massnahmen zur Zielerreichung definieren)? Wie viel kostet der Anlass (Grob-Budgetplanung)?
  • Timeline: Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung, denn je nach Veranstaltungsgr?sse und -bedingungen (z. B. internationales Publikum, Anzahl Sessions, Keyspeakers etc.) kann die Vorbereitungsdauer sehr variieren.
  • Projektorganisation: Download Organigramm (PDF, 40 KB) mit Verantwortlichkeiten inkl. Stellvertretungen erstellen. Weitere Vorlagen sind unter den nachstehenden Links verfügbar: Download Checkliste (PDF, 133 KB) und Download Ablaufplan, inklusiv Abbauplan und Kontaktliste (PDF, 202 KB).
  • Eventkommunikation: Planen Sie rechtzeitig die Konzeption und Umsetzung der verschiedenen Kommunikationsmassnahmen für G?stemanagement, diverse Beschilderungen, interne und externe Werbung etc.
  • R?umlichkeiten: Es lohnt sich, die R?umlichkeiten früh zu reservieren. Achten Sie auf den Akademischen Kalender. W?hrend dem Semester sind die R?umlichkeiten stark besetzt und auch w?hrend der vorlesungsfreien Zeit sind R?ume für Prüfungsvorbereitungen und - sessionen vorgesehen. ETH-Angeh?rige k?nnen Raumreservationen an die Raumanfrage stellen. Bitte integrieren Sie die Auf- und Abbauzeiten in der Raumreservation, je nach Umfang auch nach vorheriger Absprache mit den Facility Services. 
  • Rauminformationen, Foyers/Ausstellungsfl?chen, Aussenfl?chen und Gastrofl?chen: Prüfen Sie, ob in den reservierten R?umlichkeiten die gewünschte Ausstattung (Bestuhlung, Whiteboards, Mulitmedia, etc.) vorhanden ist und ob Barrierefreiheit gegeben ist.
  • Mobiliar und Facility Services: Die Facility Services verfügen über gewisses Mobiliar (Stellw?nde, Stehtische, Stühle, etc.). Informationen dazu sind im jeweiligen Flyer ?Detailinformationen Geb?udebereich?, hierzu den entsprechenden Geb?udebereich aufrufen.
  • Um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gew?hrleisten, ist der Einsatz des Registrationsdesks für das ETH-Hauptgeb?ude HG (Vorhalle und Foyer Audi Max) sowie für das HPH verpflichtend.
    Weiteres Eventmobiliar und Eventmaterial kann via Ausleihe Eventmobiliar gemietet werden. Vorab jeweils die Bedingungen und das Vorgehen der Ausleihe prüfen.
  • Finanzen: Eine strukturierte Budgetplanung erm?glicht die Kontrolle und ?berwachung aller Ausgaben. Zur Unterstützung steht eine Download Budgetvorlage (PDF, 977 KB) bereit. 

Detailplanung

  • Sicherheit Ihrer Veranstaltung: Für Fragen rund um die Sicherheit Ihrer Veranstaltung ber?t die Abteilung Sicherheit, Gesundheit und Umwelt (SGU) Zur Unterstützung steht eine Download Checkliste Risikomanagement (PDF, 78 KB) bereit. 
    Bei grossen Veranstaltungen oder Ausstellungen ist ein frühzeitiger Einbezug empfehlenswert.
  • Brandschutz, Fluchtwege oder Dekorationen, usw. ->
  • Sicherheit, Personenschutz usw. ->
    Im Notfall: Bei einem Notfall w?hlen Sie +41 44 342 11 88, (intern 888).
  • Raumkapazit?ten: Die zul?ssige Anzahl an Personen in den R?umen darf nicht überschritten werden.
  • Fluchtwege: In allen ETH-Geb?uden müssen Fluchtwege jederzeit frei und ungehindert zug?nglich sein. 
  • Dekorationen: Je nach Standort oder Personenanzahl der Veranstaltung sind feuerpolizeiliche Auflagen zur Materialisierung einzuhalten.
  • Die Gruppe Multimedia Production (MMP) bietet Support rund um das Thema Event-Technik. Das Fachpersonal von MMP ber?t, unterstütz und liefert auch das entsprechende Equipment, für virtuelle, hybride oder Pr?senz-Veranstaltungen. Bei Bedarf begleiten sie diese auch (kostenpflichtig). Bitte informieren Sie sich über das Vorgehen oder bestellen Sie Ihre Unterstützung direkt mit diesem externe Seite Formular.
  • Die Catering-Auflagen der ETH müssen strikt eingehalten werden. Vor Ort darf nicht gekocht werden und offene Flammen sind untersagt. Tischtücher müssen schwerbrennbar sein und k?nnen bei unserem internen Partner, SV (Schweiz) AG, ausgeliehen werden.
  • Gestalten Sie Ihren Anlass nachhaltig und leisten Sie damit einen Beitrag zu den Klimazielen der ETH sowie den UN-Zielen für nachhaltige Entwicklung. Der entsprechende Guide unterstützt Sie bei der Umsetzung und erm?glicht die Auszeichnung als ?Sustainable Event?.
  • M?chten Sie die Teilnahmeregistration für Veranstaltungen aller Art online anbieten? Dann nutzen Sie unsere digitale Systeml?sung.
  • Zur Unterstützung Ihres Anlasses k?nnen Student Helpers für verschiedene Eins?tze gebucht werden.
  • Gestaltung und Druck: Für eine Unterstützung bei der Gestaltung von beispielsweise Namensschildern, Posters oder Wegweisungen wenden Sie sich an unsere Partneragenturen und Partnerdruckereien. 
  • Corporate Design: Die Corporate Design-Vorgaben definieren, welche Veranstaltungen im Corporate Design der ETH gestaltet werden dürfen und welche nicht. Bitte verwenden Sie die vorgesehenen Templates. 
  • Für die Bewerbung Ihres Anlasse auf dem ETH-Gel?nde stehen Ihnen verschiedene Kommunikationskan?le zur Verfügung.
  • Vor allem bei gr?sseren Events unterstützen und beraten Sie die Expert:innen der Kommunikationsberatung (Hochschulkommunikation) gerne, wie Sie zielgerichtet und effizient kommunizieren k?nnen.
  • Ben?tigen Sie für Ihren Event Merchandisingprodukte wie Umh?ngeband (Lanyard),T-Shirts, Referentengeschenke, Give-aways etc., dann kann der ETH Store Sie beraten und bei der Beschaffung unterstützen.
  • Wenn Sie für Ihren Anlass Waren transportieren müssen, dann unterstützt Sie die ETH-Logistik. Nach dem Erstellen eines Transportauftrags,  erhalten Sie eine entsprechende Offerte.
  • Für Personentransfer empfiehlt sich der ETH eLink, ?ffentliche Verkehrsmittel oder Europcar kann als unsere Partnerorganisation beigezogen werden.
  • M?chten Teilnehmende Ihres Anlasses auf ETH-Fl?chen / in ETH-Garagen parkieren, ist dies kostenpflichtig.
  • G?ste entrichten die Parkgebühr selbst am Automaten oder die Organisator:innen beziehen kostenpflichtige Tageskarten (Ausfahrtstickets).

Haben Sie Fragen?

Das Eventmanagement-Team ber?t und unterstützt Sie jederzeit gerne.

Für spezifische Fragen zur Bewilligung der Veranstaltung wenden Sie sich an die Bewilligungsstelle.

Kontakte

Eventmanagement

ETH Zürich
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Wolfgang-Pauli-Str. 14
HPI G 43
8093 Zürich
Schweiz

Bewilligungsstelle

ETH Zürich
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Binzmühlestrasse 130
OCT H 55-59
8092 Zürich
Schweiz

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